Van drie vennoten naar een groeiend kantoor

Toen Daniël in 2019 bij DMVB kwam, telde het kantoor drie vennoten en vier personeelsleden. Ondertussen is dat aanzienlijk gegroeid. Die groei bracht ook een bekende uitdaging met zich mee: geschikt personeel vinden in en rond Essen, net buiten de grote steden, blijkt niet evident. Rekrutering gebeurt voornamelijk via het eigen netwerk. Digitalisering werd daardoor geen extra tool, maar een noodzaak om met dezelfde ploeg meer werk aan te kunnen zonder het klantcontact te verliezen.

"Automatisering bespaart ons vandaag waanzinnig veel werk", vertelt Daniël.

Repetitief werk wegnemen, zonder slordigheid

Die tijdwinst laat DMVB toe om meer klanten te bedienen, zonder dat medewerkers overbelast raken. Toch bewaakt Daniël de grens tussen efficiëntie en zorgvuldigheid. Automatisering mag nooit leiden tot foutieve of slordige communicatie naar klanten. Daarom koos DMVB samen met Oniroco voor een aanpak waarbij AI werk voorbereidt, maar mensen de eindcontrole houden.

Een Belgische, betrouwbare AI-partner

DMVB werkt vandaag met een breed scala aan boekhoudsoftware zoals Adminpulse, Exact Online, Billit, etc. Publieke software zoals ChatGPT is echter niet toegelaten voor gebruik: antwoorden kunnen uit de verkeerde jurisdictie komen, en wat in Nederland klopt, klopt niet altijd in België. Daniël noemt Oniroco daarom liever "de ChatGPT voor accountants", omdat het platform met Belgische databanken werkt en gevoelige informatie niet publiek maakt.

In de praktijk stelt Oniroco een antwoord voor als concept in de mailbox. Automatisch verzenden staat bewust uitgeschakeld, elk antwoord wordt eerst gelezen en beoordeeld.

"Ik moet het zelf niet meer gaan zoeken tijdens mails, want de AI zoekt het voor mij. Een mooi voorbeeld hiervan was ‘het driehoeksverkeer binnen de BTW’ waar ik toch benieuwd was naar het antwoord dat de AI zou geven. Ik sta vaak versteld van de accuraatheid dat daar dan uitkomt en meteen in mijn mailbox wordt voorbereid."

Vóór DMVB begon met data in AI te verwerken, werd er door Oniroco een AI-policy opgemaakt en een AI-beleid uitgerold in het kantoor. Dit beschermt de collega’s tegen foutieve handelingen met AI en zorgt ervoor dat alles in orde is voor de EU AI Act.

Maandelijkse optimalisatie, stap voor stap

Elke maand, tijdens de eerste zes maanden van de samenwerking, gaat DMVB met Oniroco rond de tafel om nieuwe agents en tijdverlies te bespreken. Zo kan het team stelselmatig groeien in gebruik van het platform en iedere maand verder gaan in de implementatie ervan. Toegang tot AI-functies wordt bewust gefaseerd: seniors krijgen meer ruimte dan juniors, die eerst voldoende basiskennis moeten opbouwen om antwoorden kritisch te beoordelen.

Menselijk contact als uithangbord

Ondanks alle automatisering blijft persoonlijk contact centraal bij DMVB. Klanten worden minstens één keer per jaar fysiek gezien, vaak rond de jaarafsluiting, en velen komen gewoon liever langs. Voor Daniël is dat geen tegenstelling met digitalisering, maar het gevolg ervan. Automatisering neemt het repetitieve werk over, zodat er meer tijd overblijft voor het gesprek dat er echt toe doet.