Een onafhankelijk kantoor met veel vergelijkingswerk

Adfinas Delgo telt negentien medewerkers binnen de bank- en verzekeringsactiviteiten. Als onafhankelijk kantoor moet het team tientallen maatschappijen en producten naast elkaar kunnen leggen om klanten het juiste advies te geven.

Bestuurder Niels Van Weyenbergh omschrijft: “Vroeger werd informatie handmatig samengebracht, vaak in Excel, waarbij elk detail een aparte zoekopdracht met zich meebracht, dit was niet alleen tijdrovend maar sleepte vaak ook lang aan”.

Lara, medewerker schade en verzekeringen, herkent datzelfde probleem bij het vergelijken van polisvoorwaarden: "Met zoveel maatschappijen en producten is het onmogelijk om elke waarborg en elk bedrag uit het hoofd te kennen."

Vergelijken, beoordelen en communiceren kostte veel tijd

Het vergelijken van producten was arbeidsintensief, maar niet het enige knelpunt. Lara werkt nog maar sinds kort in schade en moet bij elke nieuwe aangifte bepalen welke waarborg van toepassing is en welke documenten nodig zijn. Daarnaast kost het opstellen en herschrijven van e-mails veel tijd, zeker wanneer formele reacties van maatschappijen moeten worden omgezet naar begrijpelijke taal, soms ook in het Frans. Nieuwe medewerkers botsten bovendien op onbekende verzekeringstermen, en repetitieve administratie zorgt voor frustratie.

Oniroco als dagelijkse steun in de praktijk

Het team gebruikt Oniroco om snel productvoorwaarden te raadplegen, vergelijkingen op te stellen en klantcommunicatie te verfijnen. Zo beoordelen de collega’s bijvoorbeeld afwijzingen in rechtsbijstandsdossiers met behulp van Oniroco. Waar automatisch inhoudelijk onderbouwde reacties bij worden gegenereerd. Een taak die, tot voor kort, handmatig veel zoekwerk had gekost. Nieuwe medewerkers gebruiken het hulpmiddel om verzekeringsbegrippen beter te doorgronden, zonder telkens een collega te moeten betrekken.

Van 1 uur naar vijf minuten

De cijfers spreken voor zich: “Een vergelijking die vroeger gemakkelijk een uur in beslag nam, kan nu in ongeveer vijf minuten worden gemaakt.” Aldus Niels Van Weyenbergh.

Lara schat haar eigen tijdsbesparing op minstens 50% door de geautomatiseerde handelingen. Die tijdswinst komt niet alleen doordat informatie sneller beschikbaar is, maar ook doordat het overzichtelijker wordt gepresenteerd. Zo kunnen de medewerkers de uitkomst controleren en meteen met de klant delen. De vrijgekomen tijd gaat naar persoonlijk advies voor de huidige portefeuille maar ook naar nieuwe verwerkingen, gezien het kantoor sterk groeit met hetzelfde team.